이 글은 2025년 USCIS I-9 Central과 M-274 Handbook 기준의 실무 요약입니다. 전제는 직원이 미국 또는 미국 영토 안에서 근무한다는 점입니다. 직원이 미국 밖에서 원격 근무한다면 일반적으로 Form I-9 대상이 아닐 수 있으므로, 가장 먼저 실제 근무지를 확인해야 합니다.
먼저 이해할 핵심 원칙
- 직원은 Section 1을 첫 근무일 늦어도 그날까지 완료해야 합니다. 다만 오퍼 수락 후라면 실제 근무 시작 전에도 작성할 수 있습니다.
- 고용주 또는 authorized representative는 보통 첫 근무일로부터 3영업일 안에 Section 2를 완료해야 합니다.
- 근무 기간이 3영업일 미만이면 Section 1과 Section 2를 모두 첫 근무일까지 끝내야 합니다.
- 직원은 List A 한 개 또는 List B 한 개와 List C 한 개를 스스로 선택해 제시합니다. 고용주는 특정 문서를 요구하면 안 됩니다.
- authorized representative가 실수해도 최종 책임은 고용주에게 있습니다.
원격 직원 처리 방식 두 가지
| 방식 | 언제 사용 | 문서 확인 방식 | 실무 메모 |
|---|---|---|---|
| Authorized Representative 대면 확인 | 모든 고용주가 사용할 수 있는 기본 경로 | 대리인이 직원과 같은 장소에서 원본, 유효한 문서를 직접 확인 | 문서 사본 보관은 회사 정책이나 E-Verify 규칙에 따라 달라질 수 있습니다. |
| E-Verify 대체 원격 검사 | E-Verify에 정상 가입한 적격 고용주 | 문서 사본 사전 수령 후 실시간 영상으로 동일 문서 확인 | Section 2 추가 표시와 문서 사본 보관이 필수입니다. |
Authorized Representative를 통한 일반 절차
최신 Form I-9와 안내 자료를 준비합니다
USCIS I-9 Central에서 최신 Form I-9, Instructions, Lists of Acceptable Documents를 내려받습니다. USCIS는 양식 상단 만료일만 보지 말고 하단의 revision date도 확인하라고 안내하므로, 오래 저장된 PDF를 재사용하지 않는 편이 안전합니다. 직원에게는 양식뿐 아니라 작성 지침과 허용 문서 목록까지 함께 제공해야 합니다.
직원이 Section 1을 정확히 작성하도록 합니다
직원은 이름, 주소, 생년월일, 시민권 또는 취업자격 진술 등을 입력하고 서명해야 합니다. 작성 지원이 필요하면 Supplement A를 사용합니다. HR이 확인할 일은 Section 1이 비어 있지 않은지, 체크박스가 하나만 선택됐는지, 서명과 날짜가 있는지입니다. Section 1의 오류는 직원이 수정해야 하며, 고용주가 대신 진술을 바꾸면 안 됩니다.
대리인을 지정하고 역할을 구체적으로 설명합니다
authorized representative는 회사 직원일 필요가 없습니다. 현지 매니저, 계약 파트너, 제3자 서비스 제공자, 지인, 심지어 notary public도 가능하지만, 이 경우 notary는 공증인이 아니라 고용주의 대리인으로 행동합니다. 따라서 공증 도장이나 notary seal을 Form I-9에 찍으면 안 됩니다. 또 직원 본인은 자기 자신의 authorized representative가 될 수 없습니다.
대리인이 직원과 직접 만나 원본 문서를 확인합니다
이 기본 경로에서는 원칙적으로 대면 확인이 필요합니다. 대리인은 직원이 제시한 원본 문서가 만료되지 않았고, 합리적으로 보아 진본이며 해당 직원과 관련 있어 보이는지 검토해야 합니다. 복사본만 보고 승인하거나 단순 화상 통화만으로 끝내면 안 됩니다. 직원은 List A 한 개 또는 List B와 List C 조합을 제시할 수 있고, 회사가 여권이나 그린카드처럼 특정 문서를 요구해서는 안 됩니다.
Section 2를 기입하고 서명합니다
대리인은 문서명, 발급기관, 문서번호, 만료일, 직원의 첫 근무일을 옮겨 적고 Section 2에 서명합니다. USCIS 안내에 따르면 대리인은 고용주의 의무를 대신 수행하는 사람이므로, 단순 전달자가 아니라 실제 검토자입니다. 실무적으로는 작성 직후 HR이 다시 검토해 날짜 계산, 문서 분류, 누락 필드, Section 1 검토 여부를 확인하는 내부 QA 절차를 두는 것이 좋습니다.
보관 규칙을 지킵니다
완료한 Form I-9는 직원 재직 기간 동안 보관하고, 퇴사 후에는 채용일로부터 3년 또는 고용 종료 후 1년 중 더 늦은 날까지 보관합니다. 문서 사본을 보관하기로 했다면 해당 직원의 Form I-9와 함께 보관해야 하며, 가능하면 일반 인사파일과 분리 보관하는 편이 감사 대응에 유리합니다. 단, 사본 보관 정책은 모든 직원에게 일관되게 적용해야 차별 문제가 줄어듭니다.
문서 확인 시 꼭 보는 항목
- 문서는 원본이어야 하며, 인증된 출생증명서처럼 허용되는 예외 외에는 일반 복사본을 받을 수 없습니다.
- List A 문서 하나면 신원과 취업자격을 동시에 충족합니다.
- List B 문서는 신원 확인용, List C 문서는 취업자격 확인용이므로 두 개를 함께 받아야 합니다.
- 문서가 분실, 도난, 훼손되어 receipt를 제시하는 경우에는 USCIS receipt 규칙에 맞는지와 유효기간을 따로 확인해야 합니다.
- 문서가 진본처럼 보이지 않거나 직원과 관련 없어 보이면 다른 허용 문서를 제시할 기회를 줘야 합니다.
- 특정 국적이나 이민 신분의 직원에게만 추가 문서를 요구하면 차별 문제가 생길 수 있습니다.
E-Verify 가입 기업의 대체 원격 검사 절차
고용주가 E-Verify에 정상적으로 가입해 있고 해당 채용 사이트가 요건을 충족한다면, 2023년 8월 1일부터 DHS가 허용한 대체 원격 검사 절차를 사용할 수 있습니다. 이 경우에는 authorized representative 없이도 진행할 수 있지만, 제3자 대리인이 고용주를 대신해 이 절차를 수행할 수도 있습니다.
- 직원에게 문서 앞뒤 사본을 먼저 전송받습니다.
- 실시간 화상 통화를 열어 직원이 같은 문서를 카메라에 다시 제시하도록 합니다.
- Section 2의 Additional Information 영역에서 대체 절차 사용 여부를 표시합니다.
- 검토한 문서 사본을 선명하게 보관합니다. 이 보관은 선택이 아니라 필수입니다.
이 경로는 아무 회사나 편의상 사용할 수 있는 예외가 아닙니다. E-Verify 적격 요건이 없으면 일반 authorized representative 대면 확인으로 진행해야 합니다. 또 원격 근무자에게만 이 절차를 적용하더라도 시민권, 이민 신분, 국적에 따라 차별적으로 운영하면 안 됩니다.
회사 내부에 남겨둘 기록
- 직원에게 보낸 I-9 안내 메일과 허용 문서 목록
- authorized representative에게 보낸 역할 설명, 마감일, 작성 예시
- 검토 완료일, 검토자 이름, 수정 이력
- 보관 위치와 파기 예정일 계산 기준
이 기록은 Form I-9 자체를 대체하지는 않지만, 감사 대응과 내부 품질 관리에 도움이 됩니다. 특히 원격 채용이 잦은 회사라면 대리인용 1페이지 체크리스트를 만들어 표준화하는 것이 효과적입니다.
자주 생기는 실수와 예방 팁
- 직원이 미국 밖에서 일하는데도 자동으로 I-9를 만드는 실수
- authorized representative에게 사인만 부탁하고 실제 검토 책임을 설명하지 않는 실수
- Section 1의 서명과 체크박스를 확인하지 않고 Section 2만 작성하는 실수
- E-Verify 요건 없이 영상 확인만으로 승인하는 실수
- 특정 직원에게만 여권, 그린카드, DHS 문서를 요구하는 차별성 실수
실무에서는 직원 안내, 대리인 안내, 완료 후 HR 재검토라는 세 단계를 표준 운영 절차로 만들면 오류를 크게 줄일 수 있습니다.
FAQ
원격 직원이면 무조건 authorized representative가 필요한가요?
아닙니다. E-Verify 적격 고용주라면 DHS 대체 원격 검사 절차를 사용할 수 있습니다. 그 외 대부분의 경우에는 authorized representative를 지정해 대면으로 원본 문서를 확인하게 하는 방식이 가장 안전합니다.
공증인에게 맡기면 더 안전한가요?
반드시 그렇지는 않습니다. notary public도 Form I-9에서는 공증인이 아니라 authorized representative로 행동합니다. 중요한 것은 직함이 아니라 USCIS 규칙에 맞게 문서를 실제로 검토하고 Section 2를 정확히 작성하는지입니다.
문서 사본은 항상 보관해야 하나요?
항상 그런 것은 아닙니다. 일반 대면 확인에서는 회사 정책이나 E-Verify 세부 규칙에 따라 달라질 수 있습니다. 다만 E-Verify 대체 원격 검사에서는 직원이 제시한 문서 사본을 선명하게 보관해야 합니다.
마지막으로, 원격 채용의 Form I-9는 누가 대신 서명하느냐보다 누가 어떤 방식으로 문서를 검토했느냐가 핵심입니다. 기준이 불분명하면 M-274 Handbook과 USCIS Remote Examination guidance를 먼저 확인한 뒤 사내 SOP를 정리하세요.